مدیریت زمان و 9 تکنیک اثبات شده و موثر برای آن
در دنیای رقابتی امروز افراد زیادی را می‌بینیم که سعی دارند در طول روز به بیشترین بازدهی برسند و از تمام زمان خود بهترین و موثرترین استفاده را ببرند. در چنین دنیایی مدیریت زمان مهم‌ترین فاکتور موفقیت است که بسیاری از مردم به دنبال پیدا کردن روش مناسب آن هستند.
بهترین راه برای مدیریت زمان چیست؟
چیزی نزدیک به ۵۰ تکنیک مختلف مدیریت زمان برای اشخاصی با ویژگی‌های شخصیتی و نیازهای متفاوت وجود دارد. ما تمام این تکنیکها را جمع آوری کردیم و بعد از مقداری تحقیق و بررسی، 9 عدد از موثرترین آنها را برای ارائه در این مقاله انتخاب و اپلیکیشن‌ها و کتاب‌هایی که در این مسیر به شما کمک می‌کنند را معرفی کردیم.
بعضی از این روش‌ها بسیار ساده‌اند و بعضی دیگر پیچیدگی بیشتری دارند اما تمام آنها را می‌توان با تمرین روزانه به بخشی از عادات خود تبدیل کرد.
تکنیک‌های موثر برای مدیریت زمان و انجام کارها
۱- تکنیک هدف گذاری هوشمند
مدیریت مناسب زمان همیشه با تعیین هدف و آگاهی به مسیری که قصد قدم برداشتن در آن را دارید شروع می‌شود. یکی از معروف‌ترین تکنیک‌های هدف گذاری، با نام هدف گذاری هوشمند شناخته می‌شود.
این تکنیک از سال ۱۹۸۱ با مقاله‌ای با نام «یک روش هوشمند برای تعیین اهداف مدیریت» معرفی شد که توسط جورج تی دوران نوشته شده بود.
تکنیکی که از آن صحبت شد چیز ساده‌ای بود فقط کافی بود اهداف را مطابق با استانداردهای زیر برای خودتان بنویسید:
واضح باشد: کاملا مشخص کنید که می‌خواهید به چه چیزی برسید و دقیقا انتظار چه نتیجه‌ای را دارید.
قابل اندازه گیری باشد: معیارهایی برای سنجش مقدار پیشرفت تعیین کنید.
دست یافتنی باشد: با توجه به شرایط، اهدافی منطقی تعیین کنید که قابل دست یافتن باشند.
مرتبط باشد: هدف تعیین شده‌ی کوچک باید با هدف اصلی و دیگر اهداف شما در زندگی هم جهت باشد و شما را به آن نزدیک‌تر کند. باید بدانید چرا می‌خواهید به آن هدف برسید.
محدوده‌ی زمانی داشته باشد: برای رسیدن به هدف، بازه‌ی زمانی مشخصی تعیین کنید.
اکثر مردم برای خود هدف تعیین نمی‌کنند و تنها ۱۰ درصد آنها اهداف مشخص و نوشته شده دارند. این به آن معنا است که برای نوشتن اهداف مناسب به مقدار زیادی فکر و تلاش احتیاج دارید.
به هنگام تعیین اهداف، آنها را جوری انتخاب کنید که به شما جهت و انگیزه‌ی کافی بدهد و هوشمندانه باشد در غیر این صورت فقط تبدیل به یک کار بیهوده می‌شود.
۲- ماتریکس آیزنهاور/ جعبه‌ی آیزنهاور
زمانی که اهدافتان را هوشمندانه انتخاب کردید، باید آنها را دسته بندی کنید و برای هر یک اولویت تعیین کنید. ماتریکس آیزنهاور یکی از معروف‌ترین چهارچوب‌ها برای اولویت بندی کارها است.
جالب است بدانید که دوایت دیوید آیزنهاور سی و چهارمین رئیس جمهور آمریکا بود که بین سال‌های ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱ خدمت می‌کرد. ماتریکس او پیشنهاد می‌کرد که هر یک از کارها را در یکی از این دسته بندی‌ها قرار دهید:
فوری و مهم (اول از همه انجام می‌شوند)
غیر فوری و مهم (باید برنامه ریزی شوند)
فوری و غیر مهم (به دیگران سپرده می‌شوند)
غیر فوری و غیر مهم (حذف می‌شوند)
کارهای فوری: کارهایی هستند که باید نسبت به آنها واکنشی سریع شان دهید (مثل ایمیل‌ها، تلفن‌ها، ملاقات‌ها و … ). همینطور کارهایی که باید حتما در محدوده‌ی زمانی مشخصی به پایان برسند.
کارهای مهم: این دسته از کارها آن‌هایی هستند که در اهداف مهم و طولانی مدت شما و کاری که واقعا دوست دارید در زندگی انجام دهید تاثیر گذارند. این کارهای مهم معمولا بخشی از شغل شما یا دیدگاه‌‌‌تان نسبت به زندگی است.
قطعا باید کارهای فوری و مهم را در اولویت اول قرار دهید. در واقع بیشتر زمان‌های کاری باید صرف دسته بندی فوری و مهم شود.
برای کارهای غیر فوری اما مهم، مثل ورزش، یادگیری، خلق کردن و معاشرت با دیگران باید برنامه ریزی کنید و جوری این کار را انجام دهید که مطمئن شوید حتما به طور منظم به انجام آنها می‌رسید.
کارهایی که در دو دسته بندی آخر قرار می‌گیرند هم باید به دیگران سپرده و یا حذف شوند.
۳- تخته کانبان
کانبان در واقع یک کلمه‌ی ژاپنی به معنای تابلوی راهنما یا اعلانات است. ایده‌ی اصلی کانبان داشتن یک تخته‌ی تصویری است که به شما کمک می‌کند مقدار پیشرفت در اهدافتان را بسنجید.
افرادی که طرفدار کانبان هستند معمولا از یک تخته وایت برد یا نرمافزارهایی که مخصوص این کار ساخته شده‌اند برای به تصویر کشیدن اهداف خود استفاده می‌کنند اما تجربه ثابت کرده است که تخته‌ی فیزیکی کانبان بهتر جواب می‌دهد.
شما باید تعدادی ستون روی تخته وایت برد خود بکشید و مراحل هر کار را تصور کنید. ستون‌هایی که روی تخته کشیده می‌شوند معمولا شامل این سه مورد هستند:
| برای انجام | درحال انجام | انجام شده |
|---|---|---|
بعد از کشیدن ستون‌ها، احتیاج به تعدادی کاغذ یادداشت چسب‌دار دارید و روی هر کدام، یکی از کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید. حتی نوشتن تیتروار و خلاصه‌ی کارها هم کافی است. بهتر است از رنگ‌های متفاوت کاغذ یادداشت برای کارهای مختلف استفاده کنید.
بعد از آماده سازی ستون‌ها و کاغذ‌ها، فقط کافی است کاغذهای مربوط به هر بخش را در آن بچسبانید.
اگر تمام مراحل را به درستی انجام دهید، در نهایت یک صفحه‌ی تصویری از کارها و مراحلی که هر کدام در آن قرار دارند خواهید داشت. با توجه به میزان پیشرفت کارها، کاغذهای یادداشت را به ستون‌های مرتبط انتقال دهید.
تعدادی اپلیکیشن و نرم‌افزار هم هستند که متد کانبان را پشتیبانی می‌کنند:
۴- کار عمیق
اگر تمام تکنیک‌های پیشین را استفاده کرده باشید تا الان باید لیستی دقیق از اهدافتان نوشته باشید، آنها را با در نظر گرفتن اهمیت و فوریت آنها دسته بندی و اولویت بندی کرده باشید و یک تخته‌ی کانبان برای آنها ساخته باشید.
حالا حتما می‌توانید مهم‌ترین کارها را انتخاب کنید و روی آنها کار کنید. برای اتمام موفقیت آمیز کار با بیشترین بازدهی، باید معنی کار عمیق را بدانید.
کار عمیق اصطلاحی است که اولین بار کال نیوپورت آن را مطرح کرد و منظور از آن این است که هر کار فکری باید با تمرکز و بدون حواس پرتی انجام شود. شرایطی که در آن، تمام توانایی‌های شناختی شما به حداکثر می‌رسند.
تنها زمانی که کار عمیق انجام می‌دهید می‌توانید ارزش‌های جدیدی خلق کنید، مهارت‌هایتان را ارتقا دهید و کارهایی انجام دهید که تکرارشان سخت است. بسیاری از مردم به این حالت روانشناسی که شما را قادر به انجام کار عمیق می‌کند، غرقگی می‌گویند.
کار نیمه تمام یا کار سطحی دقیقا مفهومی متضاد با کار عمیق است. این حالت کم ارزش از کار کردن زمانی پیش می‌آید که شما چندین کار را همزمان با هم انجام می‌دهید، روی تعداد زیادی پروژه کار می‌کنید و یا حواس پرتی‌های زیادی در محیط کار دارید (مثل زنگ تلفن، ایمیل، چت و حواس پرتی‌های دیگر).
بهترین راه غلبه بر کار سطحی، متمرکز کردن زمان روی یک کار مشخص و حذف چیزهای دیگر است، هر چیزی که حواس شما را پرت می‌کند.
نرم افزارها و اپلیکیشن‌هایی که برای انجام کار عمیق به شما کمک می‌کنند:
FocusList
One Big Thing
همینطور کتابی از خالق این مفهوم، کال نیوپورت، با نام «کار عمیق» وجود دارد که به فارسی هم ترجمه شده و قابل تهیه است.
۵- تکنیک پومودورو یا گوجه فرنگی
زمانی که موفق به درک و انجام کار عمیق شدید، هیچوقت نباید استراحت کردن را فراموش کنید و پومودورو تکنیکی است که این موضوع را به شما یادآوری می‌کند.
پومودورو در زبان ایتالیایی به معنای گوجه فرنگی است و تکنیک بسیار مشهوری برای مدیریت زمان است که توسط فرانچسکو سیریلو با استفاده از یک تایمر آشپزخانه به شکل گوجه فرنگی ابداع شده است.
ایده‌ی پومودورو خیلی ساده است. فقط کافی است کارهای روزانه‌تان را تقسیم بندی و با استراحت‌های کوتاه میان آنها فاصله ایجاد کنید. شما به مدت ۲۵ دقیقه (که به آن یک پومودورو می‌گویند) کار می‌کنید و بعد ۳ تا ۵ دقیقه استراحت می‌کنید. بعد از ۴ پومودورو هم یک استراحت طولانی‌تر به مدت ۱۵ تا ۳۰ داشته باشید تا انرژی خود را تجدید کنید.
برای اجرای این تکنیک فقط احتیاج به یک تایمر ساده دارید و با انجام آن، تمرکز و انرژی کافی برای بازدهی بالاتر را بدست می‌آورید.
تصمیم گرفتن برای انجام یک کار
تنظیم تایمر پومودورو
کار بر روی پروژه
توقف کار به هنگام زنگ خوردن تایمر بعد از ۲۵ دقیقه (یک پومودورو)
اگر کمتر از ۴ پومودورو دارید، یک استراحت کوتاه بین ۳ تا ۵دقیقه داشته باشید.
بعد از ۴ پومودورو، استراحت طولانی‌تری بین ۱۵ تا ۳۰ دقیقه داشته باشید و بعد دوباره به مرحله‌ی اول برگردید.
تعدادی از اپلیکیشن که می‌توانید برای اجرای این تکنیک از آنها استفاده کنید:
Pomotodo
PomoDoneApp
Tomato timer
Tomighty
Pomodoro tracker
تکنیک دیگری شبیه به پومودورو وجود دارد که کمی نسبت به آن انعطاف پذیرتر است. این تکنیک در واقع سنجش زمان غرقگی و کار عمیق است که بالاتر آن را توضیح دادیم. در این روش شما زمان مشخصی بین ۱۰ تا ۹۰ دقیقه به طور آزمایشی مشخص می‌کنید و می‌سنجید که حداکثر زمان تمرکز شما چقدر است و کی احتیاج به استراحت پیدا می‌کنید.
زمانی که دیگر قادر به تمرکز نبودید یک استراحت کوتاه می‌کنید. همزمان باید زمان شروع، پایان، زمان‌های استراحت، کار و اینکه آیا دچار حواس پرتی شده‌اید یا نه را یادداشت کنید و در نهایت به برنامه‌ی زمانی مختص به خودتان برسید.
۶- بسنجید که چطور از زمان‌تان استفاده می‌کنید
اینکه بدانید در هر روز زمان‌تان را چه مقدار، صرف چه کارهایی کرده‌اید بازدهی شما را بیشتر می‌کند و برای برنامه‌ریزی‌های بهتر کمک‌تان می‌کند.
شما تنها امکان مدیریت چیزی را دارید که برایتان قابل اندازه‌گیری باشد.
داشتن یک تصویر مشخص از برنامه‌ی زمانی، به شما کمک می‌کند بدانید برای هر پروژه چه مقدار زمان صرف کرده‌اید و در مقابل چقدر درآمد کسب کرده‌اید.
برنامه‌ها و اپلیکیشن‌های بسیاری هستند که در این مسیر به شما کمک می‌کنند و جدول‌ها و آمار مشخصی به شما ارائه می‌کنند. استفاده از این نرم‌افزار‌ها به ویژه برای افراد فریلنسر که مدیریت زمان نقش مهمی در کارشان دارد بسیار موثر است. در مقاله‌ی مهارت های لازم برای فریلنسری: ۱۱ مهارت که باید قبل از شروع فریلنسری بدانید بیشتر در مورد این موضوع و سایر مهارت‌ها صحبت کرده‌ایم.استفاده از این نرم افزارها همچنین آمادگی بیشتری برای استفاده از سایر تکنیکها به شما می‌دهد.
برخی اپلیکیشن‌های پیشنهادی:
My hours
Toggle
Harvest
Hubstaff
Tick
Timely
7- تکنیک GTD
این تکنیک در واقع مخفف عبارت «Getting things done» به معنای به انجام رساندن کارها است و یکی از پرکاربردترین تکنیک‌های مدیریت زمان محسوب می‌شود. این روش پنج مرحله دارد و به شما کمک می‌کند کارهای بزرگ را به کارهای کوچک‌تر و قابل مدیریت تقسیم کنید و کارهای کوچک را به سرعت به انجام برسانید.
نکته‌ی طلایی این روش یادگیری هنر بازدهی بالا بدون استرس است. انجام این متد به شما کمک می‌کند آرامش بیشتری در محل کار داشته باشید، به دستاوردهای بیشتری برسید و خلاق‌تر باشید.
پنج مرحله‌ی تکنیک GTD شامل موارد زیر می‌شود:
ثبت: هر چیزی که به ذهنتان می‌رسد را ثبت کنید. هر ایده، کار یا هر چیز دیگری که ارزش به خاطر سپردن دارد (مثل چیزهایی که باید بخوانید، ببینید، قبض‌ها، یادداشت‌ها و …). هر چیزی به ذهنتان می‌رسد را بنویسید و ثبت کنید تا فضای خالی بیشتری در مغز ایجاد کنید.
پردازش: قدم دوم بعد از ثبت همه چیز، آنالیز اطلاعات و تصمیم گیری برای شیوه‌ی انجام هر یک از موارد ثبت شده است. اگر موردی در زمان فعلی قابل اجرا نیست باید برای حذف، آرشیو یا به تاخیر انداختن آن تصمیم بگیرید. اگر هم موردی قابل اجرا است باید برای انجام، برنامه ریزی یا به تاخیر انداختن آن تصمیم بگیرید. اگر انجام کار کمتر از دو دقیقه زمان می‌برد، آن را همان لحظه انجام دهید.
سازماندهی: بعد از پردازش نوبت به سازماندهی کارها می‌رسد. برای سازماندهی باید کارها را داخل ۴ لیست اصلی قرار دهید ( پروژه‌ها، کار بعدی، صف انتظار، تقویم) و هر کار را در لیست خودش بگذارید. کارهایی که قابل رسیدگی نیستند را به صورت دیجیتال یا کاغذی آرشیو کنید.
مرور: حداقل هفته‌ای یک بار احتیاج به مرور لیست دارید. به هنگام مرور و بازاندیشی لیست‌تان را به روز رسانی کنید و موارد نامرتبط را حذف کنید.
شروع کردن کار: پس از انجام تمام مراحل بالا، قدم آخر کار کردن روی مواردی است که انتخاب کرده‌اید. قبل از شروع باید مطمئن شوید که این کار اولویت اول شما است و زمینه‌ی لازم برای انجامش را دارید. این زمینه هر آن چیزی است که برای انجام کار به آن نیاز دارید ( می‌تواند یک مکان، ابزار، شخص، زمان کافی و انرژی باشد).
نرمافزارهایی که از تکنیک GTD پشتیبانی می‌کنند:
nTask
FacileThings
Todoist
Nirvana
Flow-E
همچین تعدادی از کتاب‌های دیوید آلن، خالق این تکنیک به فارسی ترجمه شده و در ایران قابل تهیه هستند.
۸- تکنیک OKR
این تکنیک برای کسب و کارها بسیار موثر است و توسط شرکت‌های معروفی مثل Google، LinkedIn، Uber و Intel استفاده می‌شود و مبدع این تکنیک در واقع اندی گروو، مدیرعامل Intel است.
نام این تکنیک متشکل از دو کلمه‌ی «اهداف و نتایج کلیدی» است. برای پیاده سازی این تکنیک فقط کافی است یک فرمول را به خاطر بسپارید:
من کار….. (هدف) را انجام می‌دهم که توسط……(نتایج کلیدی) قابل سنجش و اندازه گیری است.
اهداف: در واقع همان چیزی است که می‌خواهید بدست بیاورید. این اهداف باید کوتاه و قابل اجرا باشند. هر سازمانی باید بین ۳ تا ۵ هدف سطح بالا داشته باشد.
نتایج کلیدی: معیارهایی است که میزان پیشرفت شما به سمت اهدافتان را توسط آنها اندازه گیری می‌کنید. برای هر هدف باید بین ۳ تا ۵ معیار داشته باشید. وقتی در پایان به نتایج نگاه می‌کنید باید بتوانید تشخیص دهید که آیا به هدف رسیده‌اید یا نه.
یکی از نکات مهم در اجرای این تکنیک این است که هر چند وقت یکبار دوباره تنظیم، بررسی و بازاندیشی شود. همچنین نرم افزارهایی هستند که برای اجرای این متد می‌توانید از آنها کمک بگیرید:
Weekdone
Perdoo
Workfront
15Five
7Geese
۹- تکنیک bojo یا بولت ژورنال
شیوه‌ی کار این تکنیک این است که به شما کمک می‌کند، گذشته را ردیابی، زمان حال را سازماندهی و برای آینده برنامه‌ریزی کنید اما تمام چیزی که لازم دارید یک دفتر و خودکار است. در این روش شما با ایجاد تغییرات کوچک، در طول زمان به تغییرات بزرگ می‌رسید.
اجزای کلیدی bojo شامل موارد زیر می‌شود:
فهرست (باید صفحات را هم شماره‌گذاری کنید)
ایجاد سه دسته‌بندی مختلف: بخش کارها و رویدادهای روزانه، بخشی متشکل از تقویم و لیست کارهایی که باید در طول ماه انجام دهید و بخش اهداف بلند مدت آینده.
بخش‌های شخصی دیگر مثل لیست‌های مختلف، یادداشت‌ها، طراحی‌ها و… شما می‌توانید در این دفتر یادداشت‌های کوتاه و خلاصه ثبت کنید، برای هر یک از کارها برنامه‌ریزی و محدوده‌ی زمانی مشخص کنید و هر ماه آن را بازاندیشی کنید همینطور ممکن است برخی موارد را حذف کنید و چیزهای جدیدی اضافه کنید.
