ارزیابی عملکرد کارکنان مرحله به مرحله
اگر شما به عنوان یک کارفرما به طور مرتب به ارزیابی عملکرد کارکنان خود بپردازید و روش درست و منصفانه‌ی این کار را بدانید، فواید زیادی برای شما به همراه خواهد داشت اما این ارزیابی چندان کار آسانی نیست.
برخی از کارکنان ممکن است به انتقاد شما واکنش خوبی نشان ندهند و خیلی از افراد از فایده‌های یک ارزیابی مثبت خبر ندارند. در ادامه خواهیم گفت که لزوم داشتن یک سیستم ارزیابی چیست و چه فایده‌هایی دارد، بعد مرحله به مرحله به شما آموزش می‌دهیم که چطور ارزیابی درستی از کارکنانتان داشته باشید و چه مواردی را بسنجید.
فواید ارزیابی عملکرد کارکنان
کارمندان شما دقیقا می‌دانند که چه توقعی از آنها دارید. وقتی به طور مرتب از شما بازخورد میگیرند (این بازخورد ممکن است تشویق باشد یا نقدی به کار آنها) متوجه نقاط ضعف و قوت خود میشوند و برای بهبود یا تقویت آنها تلاش میکنند.
می‌توانید کارکنان خوبتان را بشناسید و به آنها پاداش دهید یا بدانید کدام کارمندان در کارشان مشکل دارند تا آنها را تمرین دهید و تقویت کنید.
ارزیابی باعث میشود مشکلات را از همان اول بشناسید و جلوی پیشروی آن را بگیرید.
ارزیابی بازدهی احتیاج به ارتباط و تعامل مستمر با کارکنان دارد که باعث میشود دائما در جریان نیازها و نگرانی‌های نیروی کار و شرکت خود قرار بگیرید.
اگر زمانی نیاز به اخراج کارمندی پیدا کردید، مدارک و مستندات مکتوبی از روند کاری‌شان دارید که می‌توانید به آنها نشان دهید و از دلایلتان دفاع کنید. با این کار آنها می‌دانند دلیل اخراجشان چیست و برای پیشرفت و بهتر شدن در موقعیت شغلی بعدی باید روی چه چیزهایی تمرکز کنند.
مراحل انجام ارزیابی عملکرد کارکنان
تعیین استاندارد و هدف
لازمه‌ی یک سیستم ارزیابی دقیق، تعیین استانداردها و اهداف مشخص است. استانداردهایی مشخص کنید که کارکنان بدانند کارها را به چه شکل انجام دهند و در پایان به چه نتیجه ای برسند. این استادندارها را می‌توان برای تمام افرادی که در آن موقعیت شغلی مشخص هستند اجرا کرد؛ مثلا یک بازاریاب باید در هر فصل مقدار مشخصی فروش داشته باشد. این استانداردها را واقع بینانه و با توجه به هر شغل در نظر بگیرید.
بر خلاف استانداردها، اهداف باید با توجه به هر شخص تعیین شود و بستگی به نقاط ضعف و قوت کارمند دارد. مثلا یک هدف خوب برای یک طراح گرافیک میتواند یادگیری یک نرم افزار جدید باشد که به تاثیر گذاری کارش کمک میکند یا برای یک حسابدار، شرکت در آزمون حسابداران رسمی هدف مناسبی است. خود کارکنان هم می‌توانند در تعیین اهداف منطقی و مناسب به شما کمک کنند.
زمانی که استانداردها و اهدافی برای هر موقعیت شغلی و هر فرد تعیین کردید آنها را بنویسید و به کارکنان بدهید تا بدانند انتظارات شما چیست و باید در طی یک سال به چه دستاوردهایی رسیده باشند.
از عملکرد کارکنان مطلع باشید
عملکرد کارکنانتان را در طی سال بسنجید و آن را در کامپیوتر یا روی کاغذ ثبت کنید. یک سیستم ارزیابی درست، موارد مختلفی را بررسی میکند که ممکن است با توجه به هر شغل متفاوت باشد. در ادامه درباره ی مهم ترین مواردی که باید مورد ارزیابی قرار بگیرد صحبت می‌کنیم:
کیفیت کار: آخر یک روز کاری هیچ چیز به اندازه‌ی کار اجرایی و کیفیت آن اهمیت ندارد. بررسی کنید که اگر کارکنان شما مسئولیت انجام کاری را به عهده گرفته‌اند آیا سر وقت و با کیفیت بالا کار را به پایان رساندند؟ این مهم ترین ملاکی است که کارمندان یک شرکت و به ویژه استارتاپ ها باید داشته باشند. برای سنجش این مورد می‌توانید از بازخورد و نظرات مشتری‌ها و مراجعین هم استفاده کنید.
زمان انجام کار: برای کارمندان محدوده‌ی زمانی و برنامه دقیقی از کارها و زمان تحویل آنها مشخص کنید چون این کار به بالا رفتن سرعت عمل آنها کمک زیادی میکند. در نهایت بسنجید که در زمان تعیین شده چه مقدار از کار انجام شده است. البته همانطور که در مورد قبل گفته شد از کیفیت کار هم غافل نشوید و هر دو را در کنار یکدیگر بررسی کنید.
خلاقیت در حل مسائل: خلاقیت یکی از مهم ترین نکات در سنجش راندمان کارمندان محسوب میشود. ببینید کارمند شما چند بار اساس و اصول کارها را زیر سوال برده است و راه حل جدید و بهتری برای آنها ارائه کرده است؟ آیا او به اندازه‌ی کافی خلاق است و ایده‌های جدید دارد؟ آیا ریسک پذیر است و راه های جدید را امتحان میکند؟
مقدار پیشرفت: از نکات مهم دیگری که باید در ارزشیابی کارکرد پرسنل در نظر بگیرید، میزان پیشرفت مداوم آنها است. هیچ کارمندی نمیتواند در تمامی معیارهای ارزیابی عالی عمل کرده باشد اما تمامی کارمندان می‌توانند روز به روز پیشرفت کنند. انگیزه و تلاش برای بهتر شدن مهم ترین فاکتور این ارزیابی است و باید برای آن پاداش در نظر گرفت.
برای در نظر گرفتن تمامی این موارد، پروژه‌ها و کارهای مهمی که کارمند در آن حضور داشته است و نتایج خوب و بدش را یادداشت کنید. مثلا ممکن است به یادتان بیاید کارمندی بدون اطلاع قبلی غیبت کرده است یا کارمندی دیگر با عملکردش در پروژه‌ای سود زیادی برای شرکت به همراه آورده است. تمام مدارکی که مربوط به عملکرد، بازدهی، رفتار و نحوه‌ی کار کارمندان است آماده کنید. حتی می‌توانید پوشه‌ای مختص به هر یک از آنها ایجاد کنید و مستندات مربوط به هر کدام را داخل پوشه‌ی خود قرار دهید. همینطور می‌توانید اطلاعات دیگری از شرکت را که غیر مستقیم به آنها مربوط میشود مثل میزان فروش، بازدهی کلی، میزان ساعت کاری و مقدار بودجه را هم بررسی کنید و ببینید سهم کارمندتان در هر یک از موارد چقدر بوده است.
نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان را به آنها اطلاع دهید
حداقل یک بار در سال، به طور رسمی هر یک از کارمندان را ارزشیابی کنید و با نوشتن گزارش عملکرد و برگزاری جلسه‌ای با آنها نتایج را به آنها اعلام کنید. اگر یکی از کارکنان کاری را خیلی خوب انجام داد یا برعکس عملکرد بدی داشت، سریعا به اون بازخورد بدهید. اجازه دهید کارکنان بدانند به کار آنها توجه می‌کنید و تلاش زیاد آنان را تحسین می‌کنید یا نگران عملکرد آنها هستید.
زمانی که تمام مدارک و گزارش ها را مرور کردید و افکارتان را راجع به کار کارکنان مرتب کردید، آماده‌ی نوشتن گزارش عملکرد می‌شوید. این گزارش میتواند شکل های مختلفی داشته باشد اما حتما باید شامل چند نکته‌ی زیر باشد:
هر استاندارد و هدفی که از قبل برای آن کارمند و موقعیت شغلی مشخص کرده اید.
- نتیجه گیری شما از بررسی عملکرد کارمند و اینکه آیا کار او متناسب با استانداردها و اهداف بوده است یا نه.
- دلایلی که نتیجه گیری شما را اثبات میکند.
اگر بخشی از اطلاعات این گزارش را از دیگر مدیران شرکت خود دریافت کرده‌اید حتما از هر یک از آنها بخواهید در تکمیل این گزارش به شما کمک کنند. حتی می‌توانید از خود کارکنان بخواهید نتایج ارزشیابی که خودشان از خودشان داشته اند را با شما در میان بگذارند.
زمانی که کار نوشتن گزارش به پایان رسید، جلسه‌ای حضوری تشکیل دهید و نتایج را با کارمندان مورد بحث قرار دهید. به یاد داشته باشید که این یکی از مهم ترین جلساتی است که در طی سال برگزار می‌کنید پس زمان کافی برای آن در نظر بگیرید تا بتوانید هر مورد را به طور دقیق بررسی کنید. در طی جلسه طوری صحبت کنید که کارمند شما بداند کارش را خوب انجام داده است و در چه بخش‌هایی میتواند پیشرفت کند. از گزارش ارزیابی به عنوان یک راهنما استفاده کنید، نتیجه گیری‌های خود را برای هر یک از استانداردها و اهداف توضیح دهید. به نظرات او با دقت گوش کنید و از او بخواهید آن ها را در گزارش ارزشیابی یادداشت کند یا خودتان در طی جلسه یادداشت برداری کنید و آنها را در گزارش وارد کنید.
بازخورد آنان را به گزارش ارزیابی بسنجید
ببینید بعد از یک ارزیابی درست و منصفانه، کارمند شما چطور نسبت آن واکنش نشان می‌دهد. آیا بهانه تراشی میکنند یا بی چون و چرا موارد را می‌پذیرند؟ در واقع هیچ کدام از این واکنش‌ها ایده‌آل نیست. واکنش درست آن است که بعد از دریافت بازخوردها واقعا به آنها فکر کند و بداند چرا از او نقد شده. جلسات حضوری که قبل تر به آن اشاره شد میتواند کمک زیادی به داشتن مکالمه‌ی دو طرفه و دریافت واکنش‌ها بکند.
نکاتی که باید در ارزشیابی عملکرد کارمندان رعایت کنید
با آنها واضح صحبت کنید
وقتی استانداردها و اهداف مشخصی تعیین می‌کنید، برای کارمندانتان دقیقا توضیح دهید که برای دستیابی به آنها باید چه کارهایی انجام بدهند. مثلا نگویید “بیشتر کار کن” یا “کیفیت کار را بالاتر ببر” به جای این جملات، از چیزهایی مثل “فروش را نسب به سال قبل ۲۰ درصد افزایش بده” یا “در بارگذاری اطلاعات بیشتر از سه خطا در روز انجام نده”. بنابراین موقع ارزیابی، حتما مثال های مشخصی از عملکرد خوب یا بد کارمند به او ارائه دهید.
واقع بین باشید
اگر اهداف و استانداردهای غیرممکن و غیر واقع بینانه مشخص کنید، کارکنان شما انگیزه‌ی کمی برای انجام کار دارن چون می‌دانند که هر چقدر تلاش کنند به هر حال از برنامه عقب می‌افتند. البته به یاد داشته باشید که استانداردها نباید بیش از حد هم کم و قابل دسترس باشند.
صادق باشید
یکی از اشتباهات رایج در گزارش عملکرد، تاکید بیش از حد و اغراق در نکات مثبت است که برای جلوگیری از ایجاد تنش و راضی نگه داشتن پرسنل انجام میشود اما این کار میتواند مشکلات بزرگی برای شرکت شما ایجاد کند. اگر بدون توجه به کارکرد تک تک افراد، به همه گزارش مثبت و یکسانی ارائه کنید، انگیزه‌ی کارمندان را برای به کار بردن تمام تلاششان از بین می‌برید. همچنین اگر مجبور به اخراج کارمندی شوید، دلایل محکم و مدارک خوبی برای این کار خود نخواهید داشت.
موارد را کامل بررسی کنید
طوری گزارش را بنویسید که هر خواننده‌‌ای دقیقا متوجه شود چه اتفاقی افتاده است و دلیل آن چه بوده. به یاد بسپارید که این گزارش ارزیابی میتواند به عنوان یک مدرک قانونی در مواقع مورد نیاز استفاده شود و ادعای شما را تایید کند.
عملکرد کارمندان را بسنجید، نه شخصیت آنها را
روی خوب یا بد انجام دادن کارها و راندمان کارکنان تمرکز کنید، نه روی شخصیت و ویژگی‌های اخلاقی آنها. مثلا هیچ وقت از جملاتی مثل: این کارمند “ عصبی و احساساتی است” استفاده نکنید و به جای آن به رفتارها در فضای کار اشاره کنید. مثلا می‌توانید بگویید “این کارمند در شش ماه اخیر دوبار سرخود عمل کرده است. این رفتار قابل قبول نیست و باید متوقف شود”.
روی خوب یا بد انجام دادن کارها و راندمان کارکنان تمرکز کنید، نه روی شخصیت و ویژگی‌های اخلاقی آنها.
به کارکنان خود گوش دهید
اگر کارکنان قبل از ارائه‌ی گزارش این فرصت را داشته باشند که نگرانی‌های خودشان را ابراز کنند، گزارش ارزیابی کارکردشان برای آنها منصفانه تر به نظر میرسد. از آنها بپرسید چه چیزی از شغلشان و کار کردن در شرکت شما را دوست دارند و همینطور بخواهید از مشکلات و نگرانی‌هایی که ممکن است در فضای کار وجود داشته باشد صحبت کنند. با این کار شما اطلاعات با ارزشی بدست می‌آورید و کارمندان حس مشارکت واقعی در اهداف شرکت شما را پیدا میکنند. حتی ممکن است بعضی مواقع متوجه مسئله‌ای شوید که نتایج ارزیابی شما از عملکرد آنها را تغییر دهد.
نتیجه گیری
ارزیابی عملکرد کارکنان اگر درست و عادلانه انجام شود، بخش کلیدی یک سیستم مدیریتی خوب است چون به شما کمک میکند بازدهی کارمندان و نقاط ضعف و قوت آنها را به خوبی بسنجید و برای پیشرفت آنها برنامه ریزی کنید و راه حل بیابید. فراموش نکنید که افزایش بازدهی و پیشرفت کارمندان مهم ترین نکته در ارتقای شرکت و نزدیک شدن به اهدافی است که برای آن در نظر گرفته اید. ما در مقاله‌ی 10 نکته ضروری برای حفظ کارمندان در شرکت به بخش کلیدی دیگری در شیوه‌‌ی مدیریت پرداخته‌ایم و مواردی را آموزش داده‌ایم که به بهبود عملکرد و بالا رفتن بازدهی کارمندان کمک زیادی میکند و وفاداری آنان نسبت به شرکت شما را تقویت میکند.
